1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Taekwon-Do seura ry
info@tamtkd.net
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Lasse Kuusisto
webmaster@tamtkd.net
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. opettajat, ohjaajat, valmentajat, tiedottajat) osalta Tampereen Taekwon-Do seura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
5. Rekisterin tietosisältö
Nimi, syntymäaika ja yhteystiedot. Henkilöt jaotellaan ryhmiin harrastajien iän ja harrastustason mukaan. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Vyöarvo
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Jäsenen itsensä luovuttamat tiedot
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Tampereen Taekwon-Do seura ry:lle. - Suomen ITF Taekwon-Do ry:n lisenssijärjestelmästä saatavat tiedot
Jäsenen lisenssitietota saadaan Suomen ITF Taekwon-Do ry:n (SITF) lisenssijärjestelmästä (SuomiSport)
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisen tilitoimiston (Tilitoimisto Skarppitilit Oy) palveluja seuran kirjanpidon laadinnassa. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa Suomen ITF Taekwon-Do ry:lle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille. Kuitenkin erilaiset ulkopuolisten tahojen järjestämät tapahtumat, joihin harrastajilla on mahdollisuus ilmoittautua, ovat tähän poikkeus. Tapahtumaan ilmoittautuessa käyttäjä hyväksyy sen, että ilmoittautumisessa tarvittavia tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa tapahtumiin ilmoittautumisessa.
9. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhdistyslain määrämä ajanjakso, kun jäsen on ilmoittanut erostaan tai jäsen on erotettu.
Rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Intranet-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti tai sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Päivitetty 2.10.2018